時間管理好困難?10個方法快速學

前言
我自己覺得時間管理有兩個要素,一個是「自制力」適當的時間做該做的情,另一個是「技巧」,也就是本文想和大家分享的。因為我自制力很差,所以只好靠技巧來補,這樣才有更多的時間可以耍廢!

你應該跟我一樣,常常看到很棒的時間管理的文章,卻常常很難將它落實在生活當中!你一定聽過「時間四象法」這個概念,把事情分成重要/緊急四象限,這樣就能區分事情的優先順序,優先去做重要的事情。可是,但除非事到臨頭,不然我們還是會去做「想做」而不是「該做」的事情。

或是,也有人提出「番茄鐘」的作法,他的意思是把時間切成30分鐘,其中以25分鐘為一個單位專注工作,並休息5分鐘。可是,如果就是一個不專注的人,就算用了這個方法,還是一樣沒辦法專注呀!

所以,善用時間其實有兩個障礙,第一個是克服自己的慾望,第二個才是如何善用時間。

.時間管理前先自我管理,找出你為什麼而活的?

要提升自我管理的能力,首要任務是找到自己的「渴望」。我一直覺得,在國高中時期,目標很明確,只要想辦法跟上既定進度即可。而當到了大學、出社會,人生的「變數」和「可能」變得更多,即使相同科系的人生發展也大不相同(相較高中同班的大學平均來說是差不多的),也因此很多人迷失了方向,失去目標。

確認完自己的目標(夢想)後,可以試著把目標分解、劃分步驟,再規劃期限。例如:我1年內要減10公斤,前半年要達到6公斤。這個目標比起「我要減肥」來得明確得多。細節就是另外一個主題了,不妨去參考目標管理相關的文章。

.善用時間的資本

羅振宇在2016跨年演講中提到一個概念,資訊爆炸時代,任何東西都是支付「金錢+時間」(這其實也不是創新的概念,經濟學就有天下沒有白吃的午餐這句話,來表述機會成本),時間成為很重要的資源。

同時,我覺得如果把自己當成一間公司,那麼時間就是這間公司的「資本」,如何妥善運用「時間」,也正是這間公司能否成長的關鍵。看了許多文章與書本,加上實踐後的心得,透過2個善用數位工具的方法、4個做事習慣、4個清單,全面優化時間!

1.LINE管理
LINE現在是大家生活必備的APP,群組或個人訊息相當爆炸,而且一滑就沒了!我會設立幾個1人群組(類似分類資料夾的概念)將群組不同的訊息分門別類列入,以避免漏訊或忘記!例如我有兩個群組分別叫做〈儲存訊息〉、〈文章暫存〉,前者用來存臨時想到的事情、臨時交辦的訊息或雜七雜八,後者拿來存文章網址或者臉書的長文。

這個方法我覺得很實用,因為LINE的訊息洗版很快,群組訊息很容易被洗掉或忘記,這時候能用轉傳的功能記下。或者我早上要傳訊息給別人,可以前一天晚上先把訊息寫好,並且在適當的時間傳給他。

唯一的缺點就是,一旦被盜帳號,一人群組的資料就GG了!

2.零碎時間:
可以利用零碎的時間做碎片化的學習,例如我自己有下載經濟日報、工商時報APP,或者我FB也會追蹤如經理人、數位時代、商周等媒體,可以利用零碎時間看個一兩篇,讓時間能有效運用。而看到不錯的文章,也能暫存在Pocket上面,方便查閱,而Pocket 還有另一個好處,可以把網頁保存下來,並且支援離線瀏覽。離線瀏覽在火車或人多的捷運上,好處馬上就顯現出來。

3.事情規律化:
將時常會做的事情定下來,以固定的時間或方式來完成,例如睡前/早餐前固定閱讀,或者把會議固定安排在早上,將變動的行程變成例行的活動,可以幫助時間安排和做事的效率。更可以避免太多事情和太多人約,導致錯亂和忘記。

這樣的好處在於,你不會因一時忘記讓兩個活動撞期,因為已經變成固定行程了。

4.事情格式化:
把會議記錄、日記、或者信件訊息,做成一個範本,方便下一次使用。(像是我會把寄給廠商的信,用一個文件記錄下來,需要用的時候在微調就好)更或是把例行事務整理成SOP,除了有備忘功能,更可以增加熟練度。

5.歸檔管理:
我會利用Pocket、Evernote等工具,把網路上看到不錯的文章備存下來,分別歸類。例如:社群行銷、時間管理、歷史…等等,相當於是打造個人的小資料庫,這樣之後有什麼想法或想研究特定主題,就能很快找到以前累積的素材,騰出更多記憶空間給大腦。

Evernote 使用方式可以參考這篇文章

圖像裡可能有文字

6.聽覺學習:
一般在學習,都是利用眼睛。可是有時候在運動或眼睛休息的時候,就很難一邊學習了!這時可以善用Voicetube得到APP或利用經濟日報APP的朗讀功能(Pocket也有這樣的功能),利用聽的來學習,一時二用,增加效率!畢竟,生活中有很多事情是可以一邊做然後一邊聽得,像是運動、洗碗、或收拾家裡,雖然一心二用的學習效果比不上專心學習,但多少能比沒聽來得有效,即使一成,也是增加啊!

7.順便清單:
生活中會出現一些想買又不急的商品或者想做又不緊急的事情,可以製作一個清單,有時候順便就能把它給完成,節省時間運用。例如我可能需買一個洗面乳,可以趁我要湊免運的時候「順便」購買,或者要去運動的時候順手買。順便清單的好處在於不用事到臨頭緊急的去特地做某件事,而是可以在事前順便作完。

8.禮物清單:
每次好朋友生日,我都有個煩惱,不知道該送什麼才好。每當生日日期越來越近,就必須花更多時間去現場找,還不一定能找到滿意的禮物。後來我會設立一個禮物清單,事先想好要送哪類的東西。如果有出國或在名勝景點剛好看到,就能夠帶回來。既有特殊價值又免去急忙找又找不到合適的禮物。

9.好吃清單:
你應該也有這種困擾,每次要聚餐吃飯的時候,一直在網路上搜尋食記,卻還是很難決定要吃什麼!或者明明想探索美食,卻又不知道該去哪?我自己愛吃也同時有這種困擾,因此我有「待吃清單」、「口袋餐廳」。

像是我本身很愛吃,看到新聞報導、部落客食記、ig的照片分享,我就會先截圖下來,然後key到evernote上,作為「待吃清單」這樣如果哪天經過那間店附近,馬上就能派上用場(也是一個順便概念)。

而如果有我吃過覺得不錯的店家,就會列入我的口袋餐廳,記下用餐價位、餐廳位置、營業時間,之後要跟朋友吃飯都很方便,不用再重新去搜尋食記。

10.買書清單:
除了愛吃之外,我也很愛閱讀,由於購買量不小。所以都仰賴會員日的時候一次採買。買書清單我會把想看的書先列入,如果圖書館有得借而且年份有段日時間了,我就會先借來看來省點錢,沒得借我會等網路書店會員日一次購買,同時兼顧省錢,又避免漏買。

以上10個方法,是我發現對我滿有幫助的做法,也分享給大家,希望有效!

.時間複利

時間管理的目的是什麼?我認為應該是讓我們自己更進步,離自我目標更接近,而為了達到這個目標,需要長時間的努力。常看到投資理財書很喜歡談「複利」這個概念,利用時間來幫金錢放大。不過,除了金錢可以被時間放大之外,學習也可以。之前聽過有一句話挺中肯的:「沒有奇蹟,只有累積。」只要持續優化時間,時間的複利就會回報給你,而當時間的複利回報的時候,你已經跟別人拉開很大一段的差距了。持續累積,創造奇蹟!

最後我想說,其實我是一個很浪費時間的人,高三考大學的那一年,是我看電影最多的一段時光,那時也很常玩線上遊戲(剛好流行web game)。也因為自己惰性的緣故,更趨動我想找到更合適的方法來優化自己的時間,目前我已經有一點點累積,希望你也能創造小奇蹟。

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